各单位、各部门：
为进一步规范和加强自行采购项目备案管理工作、提高工作效率和方便师生员工，现启用“自行采购项目线上备案”系统试运行，具体要求如下：
一、适用范围和方式
预算金额达到3万元且小于50万元的货物和服务项目，或达到5万元且小于50万元的工程项目可由各二级单位自行采购（不得故意拆分项目多次自行采购）。
自行采购项目的线上备案，分为“登记”和“备案”两个环节。“登记”，由用户录入项目基本信息，提交后进入备案阶段；“备案”，项目申请单位按登记的采购方式实施采购后，将相关采购结果信息上传。
登记和备案两个环节的信息将会同步在采购与招标中心网站相关栏目公开。（财务处等相关部门可据此查询）
项目申请单位采购人员使用自己的账户密码登陆“校内门户”中的“网上服务大厅”，进入“招标采购服务”模块，选择“自行采购项目”并按要求进行相关操作；
自行采购项目登记和备案所提交的附件材料，应当是签字、盖章的清晰的扫描件，以“图片”和“PDF文件”为主（工程量清单、控制价、图纸等除外）；
二、采购注意事项
1、实施原则：自行采购活动应当“集体决策”、“充分竞争”、“过程公开透明”、“内容合法合规”、“主体责任”；
2、“集体决策”要求：采购方案、采购活动决策过程至少应有3人以上集体讨论决策，并有相关的专业人员参与；
3、“充分竞争”：采购过程应当做到货比三家、物有所值，参与采购项目竞争的供应商至少3家以上，在同等技术、商务条件下应当价低者优先，集采目录内且网上商城有的商品，应当与网上商城进行询价比价；
4、“过程公开透明”：采购公告、结果等相关信息，要在单位（部门）网站进行公开，采购过程可追溯、有据可查，同时接受群众监督和相关部门的管理；
5、“内容合法合规”：采购的内容应当符合合理配置、资源共享、有效利用、绿色环保、扶持中小企业等，符合《海南大学固定资产管理办法》、《海南大学通用办公设备、家具配置管理办法》以及《海南大学基本建设管理办法》、《海南大学基本建设项目工程造价管理实施细则》、《海南大学建设工程项目审计实施办法》等相关规章制度的要求。
6.“主体责任”：自行采购实行承诺制，项目申请单位承担和落实“主体责任”，项目申请单位的经办人、单位负责人（或项目负责人）应当在相关采购文件和资料上签字，并加盖单位公章。项目负责人对采购事项的资源配置、经费保障、落实政府采购政策法规、采购活动内容、合同履约、备案材料的真实性、完整性负责，并承担主体责任。
7、“市场比价”方式：由项目申请单位进行市场调研并选取至少3家供应商进行比较，在同等技术、商务条件下应当价低者优先成交。
8、“公告询价”方式：由项目申请单位在本单位网站发布公告，公告期限应当至少3个工作日，并对参与的供应商进行评审，参与供应商应当至少3家以上，在同等技术、商务条件下应当价低者优先成交。
9、特别情况：自行采购备案项目实施过程中，参与采购活动的供应商不足3家时，项目申请单位应当重新组织采购，或者采购需求文件没有不合理条款且至少有一家供应商响应时，采购活动可以继续进行，但应当附上相关说明材料，由决策或评比人员签字并加盖单位公章。
“自行采购项目线上备案”系统由通知下发之日起启用试运行，同时停止纸质备案方式。
意见建议反馈联系方式：66251770苏老师、66279030赵老师（货物类）
信息服务中心技术人员：冯工 18289467300（咨询系统操作问题）
特此通知！
采购与招标中心
2021年10月12日